Die 10 wichtigsten Tipps zur optimalen Reiseplanung für deine Kunden
Als Reiseanbieter ist es wichtig, dich durch Besonderheiten hervorzuheben und unverzichtbar zu machen. Dazu gehört auch die optimale Planung einer Reise. Die perfekte Reiseplanung kannst du nur dann umsetzen, wenn du genau weißt, was deine Kunden sich wünschen. Die folgenden zehn Schritte sind wichtig, um genau dieses Ziel zu erreichen.
1. Kunden-Wünsche: Fragen stellen und zwischen den Zeilen lesen
Nimm dir gleich zu Beginn die Zeit und achte genau darauf, was sich deine Kunden wünschen. Oft kannst du zwischen den Zeilen lesen. Es lohnt sich, zum Beispiel einen Fragebogen zu erstellen mit spezifischen Fragen, wie:
- Was wollten Sie schon immer einmal sehen?
- Was ist ihnen an Ihrem Urlaubsort besonders wichtig?
- Wie viel Wert legen Sie auf Ruhe, Flexibilität, Vielseitigkeit oder Traditionen?
Die Antworten geben Aufschluss darüber, wo die Präferenz deiner Kunden liegt.
2. Achte immer auf das Budget
Deine Kunden geben ein Budget für die Reise an und genau das solltest du so auch respektieren. Noch besser ist es natürlich, wenn du sogar unter dem Budget bleiben kannst. Das ist zusätzlich ein guter Marketingaspekt für Weiterempfehlungen.
3. Werde kreativ bei den Reisezielen
Es gibt Kundschaft, die ein direktes Reiseziel vor Augen hat. Viele Menschen lassen sich aber gern inspirieren. Hier kommt es darauf an, selbst kreativ zu werden. Frage nach Stichworten, die sich deine Kundschaft für die Reise wünscht und wähle Reiseziele aus, die nicht Mainstream sind.
4. Biete immer verschiedene Optionen
Gib deiner Kundschaft die Möglichkeit zur Auswahl. Mit mindestens drei verschiedenen Varianten der Reiseplanung hast du eine Grundlage, mit der gearbeitet werden kann. Im Rahmen der Besprechung dieser Pläne erfährst du noch mehr darüber, was sich die Reisenden wünschen.
5. Weise rechtzeitig auf Voraussetzungen und notwendige Dokumente hin
Bei jeder Reise sollten bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Bei einer Reise innerhalb des Landes oder innerhalb von Europa sind diese weniger umfassend als bei Fernreisen. Informiere deine Kunden rechtzeitig darüber, was sie an Dokumenten, Impfungen oder auch Einreisegenehmigungen benötigen. So steht ausreichend Zeit zur Verfügung, sich darum zu kümmern.
Tipp: Wie wäre es mit einem besonderen Service? Biete deinen Kunden, wenn möglich, die Option, sich um Termine für die Dokumentbeschaffung zu kümmern.
6 Kümmere dich um Transportmittel vor Ort
Einmal am Zielort angekommen sollte es möglichst stressfrei weitergehen. Reisende wissen es zu schätzen, wenn sie sich nicht erst nach Transportmitteln umsehen müssen. Stelle bei der Planung sicher, dass Bus, Bahn oder Mietwagen sicher gebucht sind und es direkt weitergehen kann.
7. Sehenswürdigkeiten und Aktivitäten im Voraus planen
Je nach Reiseziel ist es kostenintensiv, Aktivitäten oder die Besichtigung von Sehenswürdigkeiten vor Ort zu buchen. In einer perfekten Reiseplanung sind diese bereits integriert. Suche heraus, welche Ausflüge sich anbieten und buche sie zum günstigsten Preis.
8. Unterkunft und leibliches Wohl
Stelle Informationen über die gewählten Unterkünfte und die typischen Speisen vor Ort zusammen. So können sich die Reisenden optimal vorbereiten. Kläre Fragen selbst mit der Unterkunft, wie ein zusätzliches Kinderbett, veganen Speisen oder Eintritt ins Spa. Sorge dafür, dass die Reisenden vor Ort möglichst nicht vor einem Problem in ihrem Urlaub stehen.
9. Stelle die Reiseunterlagen stilvoll zusammen
Nutze die Reiseplanung auch für dein Marketing. Mit einer stilvollen Reisemappe haben deine Kunden etwas in der Hand und zeigen dies vielleicht auch Freunden, Familie und Bekannten. Alle Unterlagen sind auf einen Blick zusammengestellt und griffbereit – mit deinem Logo darauf.
10. Biete einen Service für die gesamte Reise
Einer der Gründe, warum sich Kunden für eine professionelle Reiseplanung entscheiden, ist der Service. Dieser sollte aber nicht am Flughafen oder der Hoteltür enden. Stelle sicher, dass deine Kundschaft dich erreichen kann, wenn es Probleme mit der Buchung gibt.
Der Vorteil von Nischen-Reisen und der Planung von Reisen über ein Reisebüro
:
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Expertenwissen | Reisebüro-Mitarbeiter bringen umfassendes Wissen über Reiseziele, Hotels, Flüge und Vorschriften ein. |
| Zeiteinsparung | Die Recherche und Organisation wird von professionellen Planern übernommen, was Kunden Zeit spart. |
| Persönliche Beratung | Individuelle Wünsche und Bedürfnisse können besprochen und berücksichtigt werden. |
| Exklusive Angebote | Reisebüros haben oft Zugang zu Sonderangeboten und Extras, die online nicht verfügbar sind. |
| Reiseunterstützung | Bei Problemen während der Reise ist persönliche Hilfe verfügbar, einschließlich Umbuchung bei Flugausfällen oder anderen unvorhergesehenen Ereignissen. |
| Vollständiges Reisepaket | Reisebüros bieten Pakete an, die Flüge, Unterkünfte, Transfers und manchmal auch Aktivitäten umfassen. |
| Risikominimierung | Professionelle Reiseplaner sind erfahren im Umgang mit Risiken wie Reisewarnungen, Stornierungsrichtlinien und Versicherungsoptionen. |
Eine Herausforderung wird die Reiseplanung vor allem dann, wenn es sich um sehr umfangreiche oder besondere Projekte handelt. Neben Fernreisen gehören dazu auch Reisen mit Kindern oder Reisen mit Haustieren. Hier werden Lösungen benötigt, die sich oft nicht einfach umsetzen lassen.
Hebe dich von der Konkurrenz ab, indem du Kunden aus diesen Nischen bedienst. Bei Reisen mit Hund oder auch Katze müssen zahlreiche Vorgaben erfüllt werden. Es gibt Bestimmungen für Einreise und auch Quarantäne sowie für den Transport der Tiere. Sorge dafür, dass du der richtige Ansprechpartner für diese Themen bist.
Auch bei Reisen mit Kindern haben deine Kunden besondere Ansprüche. Bei der Planung müssen sowohl die Bedürfnisse der Erwachsenen als auch der Kinder berücksichtigt werden. Du solltest Orte und Unterkünfte kennen, in denen sich Ruhe und Unterhaltung nicht ausschließen.
Die perfekte Reiseplanung als Marketingaspekt
Als echter Experte im Bereich der Reiseplanung – auch für umfangreiche Reisen – solltest du diese Kompetenz für dein Marketing nutzen. Hebe hervor, warum es für Reisende besser ist, sich für dich bei der Planung zu entscheiden und deinen Service in Anspruch zu nehmen. Weise auf folgende Punkte hin:
- Stressfreie Reiseplanung von Beginn an.
- Außergewöhnliche Unterkünfte und Ausflüge vor Ort.
- Umfassendes Netzwerk dank persönlicher Kontakte.
- Ansprechpartner auch während der Reise.
Tipp: Je umfassender dein Netzwerk in der Reisebranche ist, umso außergewöhnlicher sind die von dir geplanten Reisen für deine Kundschaft.
Fazit: Die perfekte Reiseplanung beginnt schon beim Kennenlernen
Von der ersten Anfrage bis zum Abschluss der perfekten Reise – eine professionelle Reiseplanung startet schon beim Kennenlernen der Kunden und der Kundenwünsche. Je detaillierter diese ausfallen, umso besser lassen sich die Stationen der Reise planen. Bleibe stets in Kontakt mit den Reisenden und stelle so sicher, dass du als Ansprechpartner auf individuelle Wünsche eingehen kannst.
FAQ – die häufigsten Fragen rund um die perfekte Reiseplanung
Was zeichnet die perfekte Reiseplanung aus?
Die perfekte Reiseplanung berücksichtigt alle Wünsche der Reisenden von Beginn an. Sie bedient auch Nischen-Wünsche und bietet einen Ansprechpartner für die gesamte Reise.
Warum sollte ein Reisebüro beauftragt werden?
Mitarbeitende eines Reisebüros sind in der Lage, flexibel auf Wünsche einzugehen und auch Nischen zu bedienen, wie Reisen mit Haustieren. Zudem spart es Zeit, die Planung an Profis abzugeben.
Welche Kosten bringt eine Reiseplanung mit sich?
Normalerweise sind die Kosten für die Reiseplanung bereits im Gesamtpreis enthalten und werden nicht einzeln aufgeschlüsselt.
Wie bleiben Reisende und Reisebüro gut in Kontakt?
Ein wichtiger Teil einer guten Reiseplanung ist es, stets in Kontakt zu bleiben. Auf verschiedenen Wegen, wie Mail, WhatsApp, einer eigenen App oder einen Live-Chat, lassen sich Nachfragen von beiden Seiten schnell klären.
